TIP: Maak uw uitgaande brieven smart

Veel van uw uitgaande poststukken komen weer bij u terug, denk aan verstuurde formulieren, informatieverzoeken of offertes. Deze stukken worden verstuurd met de vraag om een (re)actie, zoals het goedkeuren, onderteken en/of invullen. Door deze brieven smart te maken kunt u veel tijd besparen bij het scan- en indexeerproces.

Wanneer u een digitaal archief heeft met digitale klantdossiers, zullen deze retour documenten bij binnenkomst weer gescanned worden en voorzien van indexkenmerken (metadata) zodat deze in de juiste dossiers terecht komen. Heeft u ook een workflowmanagement component dan kan het document zelfs een triggger zijn voor een processtap, denk aan activatie van het dossier bij uw medewerkers, of een taak toewijzing.
 
Door de initiële brief die u stuurt, al te voorzien van bijvoorbeeld een kleine barcode of QR-code (de bekende postzegelbarcode) waarin de indexkenmerken zijn opgeslagen, kunt u deze automatisch herkennen als de brief weer bij u retour komt. Indexkenmerken worden voor 90% tot 98% automatisch toegewezen door ICR en OCR, wat enorm veel tijd bespaart in het scan- en indexeer proces.

Meer weten? Solid flows helpt u graag op weg. Nodig ons vrijblijvend uit voor een kop koffie en rondleiding door uw bedrijf.