Wat zijn metagegevens? of Metadata?

Metadata, metagegevens, of metainformatie is eigenlijk data over bepaalde data, dus gegevens over gegevens.
In de wereld van digitale archieven zijn dit de gegevens die betrekking hebben op het document dat gedigitaliseerd, wordt of is. Als standaard wordt vaak aangehouden dat het de gegevens zijn die mee moeten worden gegeven om het document later weer gemakkelijk te kunnen vinden.

Afhankelijk van de toepassing kan er voor een bepaalde diepte worden gekozen van deze metadata.
Zo zijn in het ene geval alleen de uiterlijke gegevens van een document voldoende (auteur, datum, onderwerp, etc) Maar het kan ook zijn dat men juist document inhoudelijke informatie wil vastleggen als metadata, om juist daar op te kunnen zoeken. Bij een klant- of patienten dossier wil men bijvoorbeeld geboortedatum, en polisnummer vastleggen. Deze gegevens staan vaak vermeld in het document zelf.

Indexeren van documenten
Na scanning vind dan ook vaak dataentry, ook wel indexatie of nabewerking, plaats. Hierbij wordt op een scherm naar het inhoudelijke document gekeken en worden de gewenste gegevens ingevoerd als metadata, ook wel indexkenmerken.

Bij een organisatie met gestructureerde documenten, zoals voorbedrukte formulieren, kan deze metadata bij scanning ook electronisch worden gelezen middels technieken als ICR en OCR. Hierdoor is de handmatige beoordeling en indexatie niet of nauwlijks meer nodig.