Wat is een digitaal archief (DIV)?

Met een digitaal archief wordt meestal een digitaal archiefsysteem bedoeld. Dit is een applicatie/softwarepakket dat voorziet in digitale electronische opslag en beheer van documenten (DIV). Het betreft daarbij alle soorten en formaten van elektronische documenten: ingescande papieren documenten, office-documenten, zoals teksverwerking, rekenschema's, presentaties, etc., foto's, tekeningen, multi-media, kortom alles wat als een digitaal object opgeslagen kan worden.

Efficiency winst
Een belangrijke reden om over te gaan op een digitaal archief is winst op efficiency. Hierdoor verdient de investering, die in eerste instantie groot lijkt, zichzelf op termijn terug. Deze winst is vind je terug op de volgende vlakken:

1. Toegankelijkheid 
Een digitaal archief(systeem) zorgt dat uw documenten gemakkelijk te vinden zijn. Dit gebeurd door het toekennen van metadata (auteur, ontvanger, dossiernummer, omschrijving...) men noemt dit ook wel de indexset.
Deze indexgegevens kan later op gezocht worden. Documenten kunnen, afhankelijk van de inrichting, ook door meerdere personenen tegelijk worden ingezien. Bij fysieke documenten is dit lastiger.

2. Procesoptimalisatie
Wanneer gekozen wordt voor een oplossing met een workflow component, ontstaat er actieve procesbesturing waarin men actief aan taken werkt en op elk ogenblik kan zien wat de status van het document, dossier of de taak is. Goedkeuring, opmaak van stukken en administratieve verwerking zijn voorbeelden van dergelijke taken. Door management informatie die beschikbaar komt uit een dergelijk workflow systeem kan ook door het management op het proces gestuurd worden.

3. Fysieke Opslag/Ruimte  
Doordat het archief nu digitaal is, is er geen noodzaak meer tot dure archief oppervlakte waar de fysieke dossiers of documenten werden opgeslagen.

Beveiliging
Een digitaal archief betekent op diverse punten ook beveiliging van uw documenten en dossiers.
Zo is bijvoorbeeld het brandrisico een stuk lager omdat er geen fysiek archief meer is, maar een server die geback-upt wordt.

Daarnaast kan ook ingeregeld worden hoe lang bepaalde documenten bewaard moeten worden alvorens ze te verwijderen. Denk hier aan bvb (medische)persoongegevens die maar een bepaalde tijd bewaard mogen worden. We noemen dit ook wel retention.

Tevens stelt een digitaal archief u instaat om usermanagement toe te passen, waarmee u zorgt dat de juiste personen de juiste rechten hebben op de juiste documenten.