Als ik zelf scan en dat goed opsla heb ik toch ook een digitaal archief?

"Waarom zou ik een dure investering doen voor een digititale archief oplossing, als ik zelf ook kan scannen met mijn scanner? Als ik die scans goed opsla op mijn harde schijf onder een herkenbare naam ben ik toch klaar ?"

Deels heeft u gelijk, deze manier van digitaliseren heeft als voordeel dat het weinig kost en dat het wel de archiefruimte uitspaart.

Echter een echte digitaal archief oplossing werkt met een database waarin "plaatjes" worden opgeslagen, die voorzien zijn van metagegevens, ook wel indexset of indexkenmerken genoemd.
Denk hierbij aan dossiernummer, relatienummer, polisnummer, documentnaam..etc. Kortom alle gegevens waarop u later zou willen zoeken. Dit stelt u ook in staat om relaties te leggen tussen de verschillende documenten en een structuur aan te brengen.

Voorbeelden van objectstructuren zijn:

• productstructuur of stuklijst
• patiëntendossier
• klantinformatiesysteem
• gebouwenstructuur
• Polisdossier of Contractdossier

De metagegevens zorgen er ook voor dat u snel de gewenste documenten kunt vinden, door een combinatie van verschillende zoeksleutels.