Wat is workflow of workflowmanagement (WFM)?

Workflowmanagement (WFM) is een term die gebruikt wordt wanneer de papieren processen op een afdeling of binnen een organisatie worden gedigitaliseerd in de vorm van een software-applicatie. Een dergelijke applicatie maakt het mogelijk om efficienter te werken en geeft inzicht in de processen, waardoor deze beter te sturen en te managen zijn.

Een helder voorbeeld is het proces bij een verzekeraar
Papieren aanvragen van en mutaties op polissen leiden tot fysieke dossiers. Deze dossiers worden behandeld door 1 of meer personen en gaan vaak langs meerdere afdelingen.
Bij een workflowmanagement applicatie worden aanvragen en mutaties digitaal ingescanned en toegevoegd aan een digitaal dossier. Dit dossier kan vervolgens worden geraadpleegd, geagendeerd, of worden verstuurd naar een collega of andere afdeling, om maar eens enkele voorbeelden te noemen. Er lopen dus geen mensen meer met fysieke dossiers of documenten door de organisatie.

Een bijkomend voordeel van een dergelijke applicatie is dat er ook managementinfo uit te halen is. Het aantal mutaties per medewerker, doorlooptijd van een mutatie of aanvraag, aantal binnengekomen documenten, etc. Dit zijn allemaal rapporten die denkbaar zijn in bovengenoemd voorbeeld van de verzekeraar en inzicht geven in het proces.