Wat is ECM (Enterprise Content Management)?

Enterprise Content Management (ECM) betreft het beheer van ongestructureerde informatie binnen een onderneming.
Eigenlijk is ECM een containerbegrip, waaronder deeloplossingen als Document Management, Web Content Management, Search, Collaboration (het virtueel samenwerken in een online omgeving), Records Management, Digital Asset Management, Workflow en Scanning thuishoren. Al deze deelgebieden hebben gemeen dat er oplossingen worden gezocht voor het omgaan met ongestructureerde informatie. In het ene geval gaat dat specifiek over het beheren van een website, in het andere geval bijvoorbeeld om het digitaal beheren van contracten of het intern doorsturen van ingescande inkomende post.

Het containerbegrip vakgebied is ontstaan toen document management systemen bredere oplossingen gingen aanbieden voor het beheren van ongestructureerde informatie, bijvoorbeeld voor het ontsluiten van deze informatie richting websites. Tegelijkertijd begonnen web content management leveranciers (voor het beheer van de informatie op een website) functionaliteit aan te bieden om documenten te beheren, waardoor de vakgebieden overlappend werden.

Toepassingsgebied
ECM kan voor veel verschillende doelstellingen worden ingezet. Vaak gaat het om het terugdringen van de papieren informatiestromen binnen een organisatie, soms over het voorkomen van het steeds opnieuw moeten maken van (kwijtgeraakte) informatie, soms om het versnellen van processen of het laten voldoen van processen aan wet- en regelgeving. Het implementeren van ECM in een organisatie kan helpen bij het afdwingen van de vereiste processen. Dit toepassingsgebied is nauw verweven met compliance (zie bijvoorbeeld de  wetgeving ten aanzien van vastlegging van gegevens). Ook in de financiële sector is dit een belangrijk thema bij het invoeren van ECM.